Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 30 septembre 2026

Ce site est l'intranet de la Patrouille Stoneham. Il est réservé à ses membres (patrouilleurs bénévoles et rémunérés, responsables et administrateurs). La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, qui peut y accéder, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.

1. Responsables de la protection des renseignements personnels

L'organisme responsable du site est la Patrouille Stoneham. La protection des renseignements personnels relève du chef de patrouille et du chef des bénévoles. Toute question ou demande concernant vos renseignements personnels doit leur être adressée.

2. Renseignements que nous recueillons

Renseignements que vous nous fournissez ou que les responsables inscrivent

Identité et coordonnées : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, code postal, ville, province, numéros de téléphone et de cellulaire, adresse courriel, photo.
Dossier de patrouilleur : matricule, type de patrouilleur (bénévole, rémunéré), niveau d'accès au site, équipe, nombre d'années de patrouille, certifications.
Horaire et présence : disponibilités et choix de journées, quarts assignés, heures d'arrivée et de départ (pointage), absences, demandes d'échange et de remplacement.
Activités : inscriptions aux compétitions et aux évènements, réponse à la question sur votre retour la saison suivante.
Formation : progression dans les modules de formation, réponses et résultats aux examens.
Communications : messages envoyés au moyen du formulaire de contact ou de la messagerie.

Renseignements recueillis automatiquement

Un journal des actions effectuées dans le site (par exemple : création, modification ou suppression d'un enregistrement), avec leur date et leur auteur.
Un journal des erreurs techniques, qui peut indiquer la page consultée et l'utilisateur connecté.
Le nombre de tentatives de connexion échouées. Lorsqu'un compte est bloqué après trois tentatives, l'adresse IP de la dernière tentative est transmise aux administrateurs.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins décrites ci-dessous.

3. Pourquoi nous utilisons ces renseignements

Gérer les membres de la patrouille et leurs accès au site.
Planifier les horaires, les équipes, les remplacements et le suivi des présences.
Communiquer avec vous (avis d'horaire, d'échange, d'inscription, de réinitialisation de mot de passe, etc.).
Assurer et suivre la formation et les qualifications requises pour patrouiller.
Organiser les compétitions et les évènements.
Protéger la sécurité du site et de vos renseignements (journalisation, détection des tentatives d'accès).

Vos renseignements ne sont jamais vendus ni utilisés à des fins publicitaires.

4. Consentement

En demandant l'ouverture d'un compte et en utilisant le site, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements pour les fins décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant aux responsables de la protection des renseignements personnels. Ce retrait peut toutefois empêcher la gestion de votre dossier de patrouilleur et, par conséquent, votre accès au site.

5. Qui a accès à vos renseignements

L'accès est limité selon le niveau attribué à chaque utilisateur, et uniquement dans la mesure nécessaire à ses fonctions :

Chaque patrouilleur a accès à son propre profil.
Selon les options activées, les patrouilleurs peuvent voir certains renseignements sur les autres membres (par exemple la liste des patrouilleurs, les équipes et l'horaire).
Les responsables (dispatch, chefs d'équipe, chefs de patrouille) et les administrateurs ont accès aux renseignements nécessaires à la gestion des horaires, de la formation et des membres.

6. Durée de conservation

Vos renseignements sont conservés tant que vous êtes membre actif de la patrouille.
Lorsqu'un compte est supprimé (départ de la patrouille), le dossier est conservé pendant 5 ans, puis il est anonymisé automatiquement et de façon irréversible : les renseignements permettant de vous identifier sont remplacés, et votre nom est retiré du journal d'activité.
Les demandes d'inscription refusées sont supprimées définitivement.

7. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements, notamment :

les mots de passe sont conservés sous forme chiffrée (hachée) et ne sont jamais visibles, même par les administrateurs ;
le compte est bloqué après trois tentatives de connexion échouées et les administrateurs en sont avisés ;
l'accès aux renseignements est limité selon le niveau d'accès de chaque utilisateur ;
les actions importantes sont journalisées.

Vous êtes responsable de garder votre mot de passe confidentiel et de vous déconnecter lorsque vous utilisez un appareil partagé.

8. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques (vous pouvez aussi modifier vous-même une partie de votre profil) ;
retirer votre consentement ;
obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements que vous nous avez fournis.

Adressez votre demande par écrit aux responsables de la protection des renseignements personnels (section 1). Nous y répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

9. Incident de confidentialité

En cas d'accès, d'utilisation ou de communication non autorisés de renseignements personnels, nous prenons rapidement des mesures pour réduire le risque de préjudice et éviter que l'incident se reproduise. Nous tenons un registre des incidents. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées.

10. Témoins (cookies)

Le site utilise uniquement ce qui est nécessaire à son fonctionnement :

Un témoin de session, qui vous garde connecté pendant votre visite et protège les formulaires contre les requêtes frauduleuses. Il est supprimé à la fermeture du navigateur et ne peut pas être lu par les scripts de la page.
Une préférence d'affichage conservée dans votre navigateur pour certains outils de gestion (par exemple l'actualisation automatique d'une page de suivi).

Le site n'utilise aucun témoin publicitaire, aucun outil de mesure d'audience et aucun témoin de réseaux sociaux. Comme ces témoins sont essentiels au fonctionnement du site, ils ne peuvent pas être désactivés.

11. Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, les membres en seront avisés.